Call-center для корпоративных клиенов
8-800-707-44-70 8-952-238-44-54заказать обратный звонок
Добавь мощности!
Call-center для корпоративных клиенов
8-800-707-44-70 8-952-238-44-54
Добавь мощности!
По договору аренды транспортного средства с экипажем, если сотрудник принят на работу в качестве водителя или нанят как ИП на короткое время, арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
По договору аренды транспортного средства без экипажа, если сотрудник по трудовому договору не является водителем в организации, арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). В таком случае сотрудник может сам управлять этим транспортным средством, при передвижении из дома на работу и обратно, а также во время поездок в рабочее время.
В обоих случаях гражданским законодательством предусмотрена обязанность арендатора нести расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, если иное не предусмотрено договором аренды (ст. 636, ст. 646 ГК РФ). Поэтому в договоре аренды необходимо предусмотреть, что все расходы по содержанию автомобиля несет арендатор, таким образом организация вправе расходы по ГСМ с использованием топливных карт «Газпром нефть» и иные расходы на содержание арендуемого автомобиля отнести на затраты, принимаемые в целях налогообложения.
В бухгалтерском учете расходы на приобретение ГСМ по топливным картам «Газпромнефть» при использовании арендуемого автомобиля относятся к расходам по обычным видам деятельности в размере фактических затрат (п.п. 5, 6 ПБУ 10/99 "Расходы организации").
Расходы на ГСМ по топливным картам «Газпром нефть» могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Здесь играет роль назначение используемого транспорта - такой вывод сделан в письме УФНС России по г. Москве от 13.04.2007 N 20-12/035154.
В письме чиновники налогового ведомства разъясняют, что затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей, ремонтные работы, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть списание расходов на ГСМ используя топливные карты «Газпром нефть» для служебных автомобилей должно быть не только экономически обосновано, но и документально подтверждено. Аналогичные выводы представлены в письме Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649. При этом предусмотренная договором аренды имущества арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806).
Таким образом, при наличии Договоров аренды автотранспорта, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, документов, которые подтверждают использование в производственных (служебных) целях арендованного автомобиля и его пробег до места назначения и обратно (договоров с поставщиками (покупателями, заказчиками), путевых листов с показаниями одометра.), также трудового контракта с сотрудником в котором должно быть указанно условие: доставка сотрудника на работу и с работы силами и за счет работодателя. Кроме того необходимо наличие отчетных документов, подтверждающих приобретение и оплату бензина и смазочных материалов (Товарных накладных и Счетов-фактур от ООО «АВТОПЕТРОЛЕУМ»). Организация вправе учитывать в составе расходов на содержание арендованного транспорта затраты, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов для этого автомобиля, в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству (письмо УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007413).
Обратите внимание: в письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679 сообщено, что "затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ топливным картам «Газпром нефть» , является путевой лист, товарная накладная и счет-фактура, выданные ООО «АВТОПЕТРОЛЕУМ»".
Таким образом, основным документом для учета использования топлива являются путевые листы, которые не только обосновывают расходы на ГСМ (бензин и дизельное топливо полученные по топливным картам «Газпром нефть»), но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта (письма Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС РФ по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2).
Поскольку при аренде транспортного средства без экипажа арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ), обязанность оформления путевых листов в общем случае лежит на арендаторе. Следует учесть, что для подтверждения расходов, связанных с арендой автотранспортных средств, первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об экономической оправданности и обоснованности произведенных расходов в производственных целях.
В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.
Форма путевых листов для автотранспортных предприятий утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, содержащего необходимые реквизиты первичного учетного документа в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ (письмо Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327).
Кроме того, приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты и Порядок заполнения путевых листов (далее - Приказ N 152). Поэтому при самостоятельной разработке организацией путевого листа можно воспользоваться Приказом N 152 (письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308, Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).
Путевые листы могут составляться не каждый день, а раз в неделю, в месяц. Главное, чтобы путевой лист, составленный с такой периодичностью, мог подтверждать расход ГСМ(бензин и дизельное топливо полученные по топливным картам «Газпром нефть»). В пункте 10 Приказа N 152 установлено, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Представители контролирующих органов считают, что в целях соблюдения требований ст. 252 НК РФ расходы на ГСМ необходимо списывать согласно утвержденным нормам* расхода топлива. Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - Нормы), введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
В то же время НК РФ не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ( СУГ, бензин и дизельное топливо полученные по топливным картам «Газпром нефть») в целях налогообложения. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для арендованного автомобиля, используемого в служебных целях, могут быть учтены в расходах в размере фактических затрат.
Однако, признавая расходы на ГСМ(бензин и дизельное топливо полученные по топливным картам «Газпром нефть») в фактических размерах, следует принимать во внимание, что при проверке их обоснованности проверяющие будут руководствоваться Нормами (письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57). В случае слишком больших расхождений между Нормами и фактическими затратами организации на ГСМ налоговики могут попытаться доказать их экономическую необоснованность (письма Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/15, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308). Поэтому, если организация не желает вступать в спор с налоговыми органами, при списании расходов на ГСМ (бензин и дизельное топливо полученные по топливным картам «Газпром нефть»), ей следует учитывать нормы* расхода топлива, утвержденные Минтрансом России.
*Скачать нормы Минтранса на 2016-2017 год: 
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена
Перед Вами открыта форма договора-оферты для ознакомления. Чтобы открыть ее для заполнения, нажмите кнопку распечатать!
РаспечататьПокупатель должен подписать напечатанную форму Договора, пропечатать синей печатью, отсканировать и отправить
